Warum Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten?
Jeder Datenverantwortliche und damit jedes Unternehmen ist verpflichtet, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen, die seiner Zuständigkeit unterliegen. Dieses sog. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 Abs. 1 DS-GVO (kurz: VVT) muss schriftlich oder elektronisch geführt werden und die im Gesetz aufgelisteten Mindestangaben enthalten. Zweck des VVT ist es, „auf einen Blick“ Auskunft über Art, Umfang, Zweck und Mittel aller im Unternehmen erfolgenden Datenverarbeitungstätigkeiten zu geben. Jeden Auftragsverarbeiter trifft eine entsprechende Pflicht nach Art. 30 Abs. 2 DS-GVO.
Das VVT bildet damit ein Herzstück der datenschutzrechtlichen Rechenschaftspflicht im Unternehmen. Mit einem aktuellen und vor allem vollständigen VVT behalten Sie Ihre Datenschutzprozesse im Griff und sind jederzeit in der Lage, den Nachweis der ordnungsgemäßen Erfüllung Ihrer Rechenschaftspflichten zu erbringen.
Was bieten wir an?
Unsere Datenschutz-Experten prüfen oder revisionieren Ihr bestehendes VVT oder unterstützen Sie bei dessen (Erst-)Erstellung und der fortlaufenden Aktualisierung und der Pflege.
Zur Minimierung des Arbeitsaufwands insbesondere bei der Erstellung eines neuen oder einer umfangreichen Ergänzung eines bestehenden VVT hat unser Datenschutz-Expertenteam ein Excel-Tool entwickelt, dass sowohl die Erstellung als auch laufende Pflege des VVT abteilungsweise erleichtert. Neben dem Vorteil, dass Sie die erforderlichen Informationen und Daten nur ein einziges Mal eintragen müssen und Ihnen danach überall dort, wo diese Daten im VVT benötigt werden, entsprechende Auswahllisten zur Verfügung stehen, bietet unser VUV- VVT-Tool zahlreiche Hinweise, Erläuterungen und Beispiele, die Ihren Blick auf das Wesentliche lenken und Ihnen ermöglichen, auch die zu jeder Verarbeitungstätigkeit erforderliche Risikoabwägung sogleich mit zu dokumentieren.
Hierzu bieten wir Schulungen der zuständigen Mitarbeiter an, i.d.R. Abteilungs- oder Bereichsleiter und alle sonstigen in Ihre Datenschutzorganisation eingebundenen Mitarbeiter, um das nötige Wissen zur (Eigen-)Erstellung des VVT und seiner fortlaufenden Pflege in Ihren Abteilungen zu vermitteln. Alternativ führen wir Interviews in Ihren Abteilungen durch, um alle erfolgenden Verarbeitungstätigkeiten in Ihrem Betriebsablauf zu ermitteln, deren Abläufe zu erfassen und hierbei sogleich das VVT für Sie zu generieren. Durch die enge Zusammenarbeit der Fachabteilungen mit unseren Datenschutz-Experten entsteht ein “lebendiges" VVT als zentrales Element des Datenschutz-Managements, das mit optimiertem Aufwand das erforderliche Fachwissen der Abteilung mit den Vorgaben des Datenschutzes zusammenführt und hierdurch das Bewusstsein der eigenen Verantwortlichkeit in den Fachabteilungen stärkt.
Wir haben die Fragen, Sie haben die Antworten. Gemeinsam erarbeiten wir Ihr VVT.